Auxiliar de Administración (registros) - [CD066]

Auxiliar de Administración (registros) - [CD066]

22 dic
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UNOPS
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Buenos Aires

22 dic

UNOPS

Buenos Aires

Functional Responsibilities:



Bajo la guía y supervisión de el/la Gerente de Proyecto y el/la Oficial de Programa, el/la Auxiliar de Administración (registros) proporciona servicios de registro confiables.



El/la Auxiliar de Administración (registros) demuestra un enfoque, tacto y capacidad orientados al cliente para trabajar con personas de diferentes orígenes nacionales y culturales.



Las funciones / deberes / resultados clave de esta descripción del trabajo son genéricos y no todos los deberes son llevados a cabo por todos los/las Auxiliar de Administración (registros):



- Mantenimiento del sistema de registro



- Gestión eficaz del correo

- Servicios de oficina

- Funciones de recepcionista



- Asegura el mantenimiento del sistema de registro / archivo enfocándose en el logro de los siguientes resultados:

- Mantenimiento del sistema de archivo de la oficina

- Apertura de nuevos archivos de temas según sea necesario y eliminación de archivos antiguos de acuerdo con el cronograma de retención establecido.

- Mantenimiento de archivos, asegurándose de que los archivos estén almacenados y sean accesibles. custodia segura de documentos

- Fotocopias de material de los archivos de registro confidenciales, según lo solicitado por el personal. Asistencia en la recolección de material de referencia y antecedentes de archivos de registro

- Mantenimiento del sistema de registros de movimientos de archivos dentro de la oficina; mantenimiento de la circulación de la oficina y lectura de archivos.

- Preparación de correspondencia e informes relacionados con actividades de registro

- Participación en la creación y mantenimiento de un sistema electrónico de registro / archivo en estrecha cooperación con el personal de TIC (Tecnologías de la Información y la Comunicación)

- Asegura la provisión de una gestión efectiva del correo enfocándose en el logro de los siguientes resultados:

- Recibo, registro, codificación y reenvío de comunicaciones entrantes, (emails, cartas y cualquier tipo de documentación) al departamento/unidad /oficial correspondiente y distribución de todas las copias necesarias dentro de la oficina.

- Registro y envío de las comunicaciones salientes, incluyendo distribución y seguimiento. Prepara el resumen de los formularios del recinto y los documentos necesarios y mantiene el archivo virtual.

- Proporciona servicios de oficina de rutina, centrándose en el logro de los siguientes resultados:

- Mantenimiento de un sistema de control y suministro de stock en la operación

- Asegurar el correcto funcionamiento de los servicios de oficina (suministro de agua, electricidad, etc.)

- Asegurar que todos los requisitos de limpieza y mantenimiento de la oficina estén satisfechos;

- Asistencia y apoyo administrativo en actividades se soporte a la operación (elaboración de presupuestos, facturación, gestión de datos, atención al asociado, informes y documentación administrativo / financiera.

- Proporciona funciones de recepcionista/ gestión asociado/ cliente con tacto y eficiencia, centrándose en el logro de los siguientes resultados:

- Recepción (presencial o virtual) de todos los visitantes, llamadas telefónicas entrantes y direccionamiento de éstos/as a las unidades / individuos relevantes

- Todas las consultas (virtuales o en persona) deben ser respondidas con discreción.



Los resultados clave tienen un impacto en la ejecución precisa, segura y oportuna de los servicios de UNOPS



- Dado que esta asignación está bajo un TDR genérico, este puesto puede dar servicio a unos o varios proyectos del portfolio de la Oficina de Argentina.

- Recomendamos indicar en su perfil GPRS: el detalle de su experiencia relevante, indicando si el trabajo realizado se desempeñaba a tiempo completo o parcial, consignando el detalle de sus supervisores ( indique aquellas personas de UNOPS pueda contactar para solicitar referencias). Adjunte al perfil GPRS sus titulos académicos oficiales.



Education: 3. Idiomas:



- Educación:

- Se requieren estudios de educación secundaria completos.

- Formación a nivel tecnicatura/licenciatura en economía, administración de empresas, marketing, contador o afines es requisito deseable y permite reemplazar algunos años de experiencia.

- Experiencia laboral:

- Se requiere un mínimo de tres años de experiencia relevante ( para estudios secundarios) en servicios de soporte administrativo en servicios de oficina y/o funciones de soporte administrativo

- Se considera un plus aportar experiencia en elaboración de presupuestos, facturación, soporte a ventas y/o Marketing.

- Se considera un plus aportar experiencia en gestión de datos

- Se requiere experiencia con paquetes de software de oficina y computadora (MS Office 2003 y/o versiones más nuevas/ Google Suite)

- Se requiere dominio de idioma español.

- Dominio de idioma inglés es un requisito deseable.



Experience: 3. Idiomas:



- Educación:

- Se requieren estudios de educación secundaria completos.

- Formación a nivel tecnicatura/licenciatura en economía, administración de empresas, marketing, contador o afines es requisito deseable y permite reemplazar algunos años de experiencia.

- Experiencia laboral:

- Se requiere un mínimo de tres años de experiencia relevante ( para estudios secundarios) en servicios de soporte administrativo en servicios de oficina y/o funciones de soporte administrativo

- Se considera un plus aportar experiencia en elaboración de presupuestos, facturación, soporte a ventas y/o Marketing.

- Se considera un plus aportar experiencia en gestión de datos

- Se requiere experiencia con paquetes de software de oficina y computadora (MS Office 2003 y/o versiones más nuevas/ Google Suite)

- Se requiere dominio de idioma español.

- Dominio de idioma inglés es un requisito deseable.



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