Responsabilidades Clave
Diseñar, implementar y mantener la estructura de archivo digital del proyecto, y archivo físico donde sea aplicable, utilizando nombres y codificación de documentos estandarizados.
Organizar y mantener la documentación del ESMS, incluyendo planes de gestión, registros de monitoreo, estudios de línea base, procedimientos, registros de capacitación y evidencia de implementación.
Rastrear la documentación de los Estándares, incluyendo el estado de progreso, fechas de vencimiento y evidencia asociada de cumplimiento.
Mantener registros de cumplimiento actuales por Estándar de Desempeño, flujo de trabajo y consultor, y señalar entregables pendientes o vencidos.
Mantener evidencia documental completa.
Controlar versiones de documentos, estado de revisión y aprobaciones para documentos técnicos, contractuales y de gestión.
Mantener registros maestros de documentos por área y flujo de trabajo, y gestionar transmisiones para asegurar la trazabilidad de entregas entre el proyecto, consultores y otras partes.
Actualizar paquetes de documentos y proporcionar información para auditorías internas y externas, visitas de prestamistas y revisiones de consultores independientes.
Actualizar herramientas de seguimiento departamental, incluyendo hojas de control, calendarios de actividades y tableros de estado de entregables.
Coordinar y programar reuniones, citas, talleres y visitas al sitio, incluyendo logística de viajes.
Preparar y dar formato a informes profesionales, actas de reuniones, análisis, cronogramas, requisiciones de pago y presentaciones.
Coordinar entre Comunidades, Permisos y otros departamentos para apoyar el flujo oportuno de información.
Proporcionar soporte general de oficina y soporte de campo durante visitas al sitio y tareas de recolección de datos.
Viajar y trabajar desde el sitio ocasionalmente, según los requisitos del puesto.

Calificaciones,



Experiencia y Habilidades Requeridas
Calificación terciaria o universitaria relevante en Administración, Negocios, Gestión de Documentos, Ingeniería o un campo relacionado.
Mínimo de 3 años de experiencia profesional en un rol administrativo o de control de documentos de proyecto.
Alta competencia en Microsoft Office Suite Word, Excel y PowerPoint, incluyendo Excel avanzado, inteligencia artificial y otros softwares administrativos o de gestión de documentos.
Capacidad para diseñar e implementar una estructura de gestión de documentos desde cero.
Se requiere inglés intermedio para leer y escribir documentación técnica inglés avanzado es deseable para interactuar con documentación de prestamistas internacionales.
Experiencia previa en minería o construcción es altamente deseable.
Familiaridad con sistemas de gestión ambiental y social, Estándares de Desempeño del IFC o ISO 14001 9001 es deseable.

Competencias Clave
Fuertes habilidades organizativas, rigor y alta atención al detalle.
Capacidad para estructurar información compleja recibida de múltiples áreas del proyecto.
Seguimiento sistemático de plazos, fechas de vencimiento y compromisos, con capacidad para gestionar múltiples prioridades en un ambiente dinámico.
Discreción al manejar información confidencial.
Proactivo y confiable, con capacidad para proponer mejoras en los procesos de control de documentos.
Habilidades efectivas de comunicación e interpersonales al trabajar con equipos internos.
Capacidad para trabajar de forma independiente y como parte de un equipo.
Compromiso con la sostenibilidad, conducta ética y alineación con las mejores prácticas internacionales.
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