Descripción de la vacante

Acuerdo a Largo Plazo - Servicio de Organización de Eventos, Perú/LAC, 3 añosPropósito de la Actividad/Tarea:Se requiere contar con el apoyo de uno o varios profesionales para la organización y coordinación logística de reuniones de alto nivel, tales como, seminarios, talleres, encuentros, eventos que requieran la identificación de local, organización de refrigerios y materiales, así como la logística de apoyo a los participantes.Por lo anterior, se establecerá uno o más Acuerdos a Largo Plazo (LTA-LVC).El LTA-LVC es un Acuerdo no vinculante, es decir, no constituye un compromiso para adquirir los servicios.El (los) LTA(s)-LVC se establecerá(n) considerando:i. un período fijo de validez;ii. términos de referencia fijos; yiii. precio(s) unitario(s) fijo(s).El (los) LTA(s)-LVC se establecerá(n) por el período inicial de 1 año con la posibilidad de prórroga por un segundo y posteriormente por un tercer año, siempre y cuando el desempeño del profesional haya sido satisfactorio.El (los) LTA(s)-LVC no excederán los tres años.El (los) LTA(s)-LVC se establecerá por un monto referencial anual. Los servicios serán requeridos de manera periódica, según las necesidades que surjan en las distintas áreas de UNICEF.A) Coordinaciones previas al evento- Realizar el proceso de selección de la locación del evento en base a los requerimientos de este.

- Coordinar la logística una vez elegido el local: disposición de salas, refrigerios, almuerzos, equipos de sonidos, interpretación simultánea, fotógrafo, registro en video, entre otros.
- Organización de la lista final de invitados y participantes.
- Coordinar el envío de las invitaciones y hacer el seguimiento a las confirmaciones de participación.
- Revisar el programa detallado del evento y elaborar una pauta del paso a paso (guion) definiendo claramente el responsable de cada sección.
- Asegurar la disponibilidad de los materiales y recursos necesarios para el desarrollo del evento.
- En caso el evento cuente con la participación de adolescentes, organizar y coordinar el flujo y facilitación de su participación.
- Solicitar las hojas de vida resumen de autoridades, presentadores, comentaristas u otros de ser requerido.
- Elaborar tarecos para los presentadores, comentaristas, autoridades u otros de ser necesario.
- Asegurar la organización de las carpetas para los participantes, así como los materiales o publicaciones relacionadas al mismo que se requieran distribuir.
- Coordinar todo lo relacionado a la participación de los ponentes, autoridades e invitados.
- Responsable de organizar la logística de viajes de participantes de otras localidades, itinerarios de viaje y hospedaje en coordinación con las áreas de soporte de UNICEF.
- Coordinar, a través del supervisor, con el área de comunicaciones lo relacionado a los espacios dispuestos para el backing, banners, y otros recursos en los espacios del evento, y para las entrevistas con autoridades y/o especialistas, entrevistas con los medios, prensa y medios digitales.
- Participar en las reuniones convocadas por el área responsable de la organización del evento.
- Otros requerimientos específicos del evento que fueran solicitados por el área responsable.B) Coordinaciones durante el evento- Elaborar las listas de registro para el/los días del evento de ser necesarias.
- Coordinar con el hotel todo lo relacionado a las pruebas de sonido, proyección de las presentaciones, grabación, transmisión.
- Coordinar con el hotel la disposición de materiales, entrega de publicaciones,



así como la instalación de banner digital en los dispositivos con los que cuente el hotel.
- Garantizar la colocación de los tarecos en la mesa principal, así como reservar los asientos para autoridades o invitados especiales y asegurar la correcta distribución de las salas.
- Coordinar la llegada y ubicación de los invitados, así como la disponibilidad de la sala para realizar las breves entrevistas de ser necesarias.
- Garantizar el registro de todos los invitados antes de su ingreso y la entrega de carpetas, fotochecks, materiales de ser necesario.
- Coordinar la colocación del backing institucional y los banners (roll screens) de todas las instituciones participantes y con el equipo de comunicaciones de UNICEF.
- Identificar una zona para la ubicación de las áreas de comunicaciones de contrapartes institucionales y prensa en caso sea necesario.
- Actuar como punto focal entre el área responsable del evento y el hotel por si surgen requerimientos adicionales e imprevistos.C) Coordinaciones posteriores al evento- Coordinar el recojo de todo el material necesario.
- Asegurar que los invitados internacionales o nacionales tengan coordinados sus vuelos de retorno.
- Digitalizar la ficha de registro de las personas (escanear las fichas y también pasarlas a un archivo digital para poder contar con la base de datos para futuras reuniones).
- Elaborar un breve informe del evento.PRODUCTOS:Según requerimiento de las áreas temáticas.ESPECIFICACIONES PARA LA ENTREGA DE PRODUCTOSDe acuerdo con los servicios solicitados por las áreas temáticas.ESPECIFICACIONES PARA EL PAGO DE HONORARIOS PROFESIONALES- Pagos en moneda local soles.
- Pagos por producto a total satisfacción de UNICEF.
- Pagos dentro de los 30 días de aprobado el producto y de la recepción del Recibo por Honorarios.SERVICIO A TODO COSTOLos servicios que se realicen contra el LTA-LVC serán a todo costo, por lo que todo gasto no previsto requerido para la realización del servicio será cubierto en su totalidad por el/la profesional.PERIODO DEL LTA-LVC:1 año, con posibilidad de ser renovado hasta por 3 años.CALIFICACIONES MÍNIMAS REQUERIDAS:Formación en estudios técnicos de administración o secretariado, ciencias de la administración, de la comunicación u otros.Especialización: planeamiento, organización y/o coordinación de eventos, planificación y organización, manejo básico de costos y presupuestos.Conocimientos/Experiencia/Habilidades requeridas• Estudios técnicos de Administración, Secretariado, Ciencias de la Administración, de la Comunicación u otros.
- Especialización en planeamiento, organización y/o coordinación de eventos, cursos de planificación y organización, manejo básico de costos y presupuestos.CRITERIOS DE EVALUACION:A) Evaluación Técnica (Cumple /No Cumple)Formación en estudios técnicos de Administración, Secretariado, Ciencias de la Administración, de la Comunicación u otros.Especialización en planeamiento, organización y/o coordinación de eventos, cursos de planificación y organización,



manejo básico de costos y presupuestos.Factor 2 – Experiencia en organización de eventos y trabajo conorganismos internacionales, de Naciones Unidas y/o del sectorpúblico y Gobierno.
- Experiencia en la organización de actividades, reuniones, visitas, talleres y eventos en general.
- Experiencia en trabajo con el sector público, organismos internacionales y/o de NNUU deseable.
- Experiencia en trabajo y dinámicas con adolescentes deseable.
- Presentar tres (3) referencias de tres (3) clientes.
- Acreditación: CV / P11 + 3 trabajos + 3 referencias- Rango de valoración: Cumple, No cumpleC) Evaluación Final: Evaluación Técnica + Evaluación EconómicaSe establecerá LTA-LVC con el(los) profesional(es) quien(es) cumpla(n) con lo mínimo solicitado en la parte técnica y presenten una oferta económica conveniente para UNICEF.Esta plataforma permite adjuntar documentos en formatos .DOC, .DOCx, .PDF, .TXT y links.El CV, la carta de presentación, cualquier documento solicitado para acreditar su formación/experiencia y los certificados que acreditan su educación, deberán ser adjuntados en los siguientes campos:Propuesta EconómicaEsta plataforma está diseñada para ingresar la propuesta económica USD. Por tanto, indicar el monto de la propuesta económica a todo costo (considerando viajes, si aplica) en USD, en el siguiente campo:Los consultores deberán presentar su propuesta económica detallada en soles.La propuesta económica detallada, deberá ser adjuntada en el siguiente campo (de no adjuntarse la aplicación no será considerada).
- Please upload Financial Proposal here (sólo se considerarán las postulaciones que adjunten este campo).Las personas contratadas en el marco de una consultoría o de un contrato individual no serán consideradas "miembros del personal" en virtud del Estatuto y Reglamento del Personal de las Naciones Unidas y de las políticas y procedimientos de UNICEF, y no tendrán derecho a las prestaciones previstas en los mismos (como el derecho a vacaciones y la cobertura del seguro médico). Sus condiciones de servicio se regirán por su contrato y por las Condiciones Generales de Contratación de los Servicios de Consultores y Contratistas Individuales. Los consultores y contratistas individuales son responsables de determinar sus obligaciones fiscales y del pago de cualquier impuesto y/o derecho, de conformidad con la legislación local u otras leyes aplicables.El candidato seleccionado es el único responsable de garantizar que el visado (si procede) y el confiable médico necesarios para desempeñar las funciones del contrato sean válidos durante todo el periodo del contrato.Los candidatos seleccionados están sujetos a la confirmación del estado de vacunación completa contra el SARS-CoV-2 (Covid-19) con una vacuna avalada por la Organización Mundial de la Salud (OMS), que debe cumplirse antes de asumir la misión. No se aplica a los consultores que trabajarán a distancia y de quienes no se espera que trabajen o visiten las instalaciones de UNICEF, los lugares de ejecución de programas o que interactúen directamente con las comunidades con las que trabaja UNICEF, ni que viajen para desempeñar funciones para UNICEF durante la duración de sus contratos de consultoría.UNICEF ofrece ajustes razonables a los consultores con discapacidades. Esto puede incluir, por ejemplo, programas informáticos accesibles, asistencia en viajes de misión o asistentes personales. Le animamos a que revele su discapacidad durante su solicitud por si necesitara adaptaciones razonables durante el proceso de selección y posteriormente en su asignación.

📌 Acuerdo a Largo Plazo - Servicio de Organización de Eventos, Perú/LAC, 3 años (General Pico)
🏢 Unicef - United Nations Children’S Fund
📍 General Pico