Job Highlight

Procurar la implementación adecuada del proyecto apoyando la administración, la logística, la gestión presupuestaria y los servicios centrados en los clientes.

Role Purpose

El/la Asistente Sénior de Administración prestará apoyo operativo en la gestión administrativa, financiera y logística necesaria para la implementación oportuna de las actividades del proyecto, el seguimiento presupuestario, la organización de eventos y misiones, la gestión documental, y la preparación de reportes en cumplimiento de los procedimientos aplicables de Naciones Unidas.

Functions / Key Results Expected

- Apoyo administrativo

- Adelantar actividades administrativas, operativas, presupuestarias y de gestión necesarias para la implementación de acciones del proyecto, asegurando el cumplimiento oportuno de objetivos, actividades y metas acordadas, bajo los lineamientos de la Coordinación del Proyecto.

- Realizar el acompañamiento y seguimiento de los procesos de planificación, implementación y cierre de actividades administrativas, financieras y operativas.

- Apoyar la planeación, control y seguimiento de las actividades administrativas, financieras y operativas del proyecto, contribuyendo al cumplimiento de los compromisos asumidos con contrapartes, donantes y la Oficina Regional.

- Apoyar el seguimiento de la ejecución técnica, administrativa y financiera del proyecto, teniendo en cuenta la distribución presupuestaria, los compromisos vigentes, los plazos de ejecución y la información necesaria para generar alertas tempranas y mitigar riesgos.

- Realizar el seguimiento de plazos, acuerdos, compromisos y acciones pendientes, coordinando la compilación de información y la presentación de reportes cuando corresponda.

- Apoyar la elaboración de planes de trabajo, informes, presentaciones, documentos conceptuales y otros insumos requeridos para el monitoreo de indicadores, compromisos y avances del proyecto.

- Mantener actualizadas bases de datos, aplicaciones, matrices de seguimiento y sistemas de información del proyecto, asegurando la disponibilidad oportuna y confiable de información administrativa, financiera y operativa.

- Preparar, organizar y archivar documentación administrativa, financiera y operativa de respaldo para auditorías, reportes internos, revisiones de gestión y requerimientos de la Coordinación del Proyecto, donantes y Oficina Regional.

- Desplazamientos y logística

- Apoyar la planificación, organización, implementación y cierre administrativo de reuniones, talleres, capacitaciones, misiones, eventos y demás actividades del proyecto.

- Tramitar y dar seguimiento a procesos relacionados con misiones, viajes, autorizaciones, reservas, reembolsos, pagos, contratos,



proveedores y demás requerimientos logísticos asociados a las actividades del proyecto.

- Realizar arreglos logísticos para participantes, consultores, expertos, funcionarios nacionales e internacionales, contrapartes y personal de UNODC, incluyendo reservas, transporte, alojamiento, espacios de reunión, materiales, servicios y documentación de respaldo.

- Realizar seguimiento a proveedores y contratistas vinculados con eventos, viajes, servicios logísticos y actividades operativas, verificando la prestación del servicio y la documentación necesaria para pagos, cierres y reportes.

- Informar oportunamente a la Coordinación del Proyecto sobre avances, dificultades, riesgos o retrasos vinculados con la implementación logística, administrativa o financiera de actividades.

- Apoyar la preparación de actas, notas, listas de participantes, minutas, registros de asistencia, reportes de actividad y demás documentos derivados de reuniones, talleres, capacitaciones y espacios de articulación.

- Inventario y apoyo a la gestión de instalaciones

- Apoyar el seguimiento de procesos de adquisiciones, contratación de servicios, gestión de proveedores, activos, insumos, inventario y demás requerimientos necesarios para la implementación del proyecto.

- Mantener registros actualizados de bienes, equipos, materiales, suministros, activos y documentación de respaldo, en coordinación con las áreas correspondientes.

- Efectuar controles físicos de inventario, apoyar la preparación de reportes periódicos de activos e inventario, y contribuir al cumplimiento de los procedimientos aplicables de Naciones Unidas.

- Custodiar, registrar y distribuir suministros, materiales y documentación del proyecto, manteniendo listados actualizados y registros de entrega cuando corresponda.

- Apoyar el diseño e implementación de herramientas que contribuyan al fortalecimiento y estandarización de procesos administrativos, operativos, logísticos y de gestión de activos.

- Creación e intercambio de conocimientos

- Participar en reuniones técnicas administrativas y financieras para socializar información, reportar avances, identificar dificultades, y dar seguimiento a compromisos.

- Interactuar con unidades temáticas, áreas transversales, contrapartes, proveedores y otros actores relevantes para facilitar la ejecución administrativa,



financiera y operativa del proyecto dentro de los tiempos acordados.

- Apoyar la preparación de informes, reportes y documentos que den cuenta de la implementación del proyecto desde los aspectos financieros, operativos y administrativos, según sea requerido por la Coordinación del Proyecto, los donantes, UNODC o la Oficina Regional.

- Contribuir a la construcción, actualización y mejora de bases de datos, matrices, aplicaciones y herramientas de seguimiento que permitan articular, sistematizar y reportar información del proyecto de manera oportuna.

- Apoyar iniciativas de intercambio de conocimientos y fortalecimiento de capacidades internas relacionadas con administración, finanzas, logística, planificación, seguimiento, inventario y gestión documental.

- Llevar a cabo otras actividades relacionadas con su área de especialidad que le sean asignadas por su supervisor/a inmediato/a.

Education Requirements

Requerida

- Enseñanza secundaria completa o equivalente, con al menos 5 (cinco) años de experiencia relevante; O

- Título de licenciatura/grado o equivalente en administración, economía, contabilidad, finanzas, gestión de proyectos, relaciones internacionales, ciencias sociales o áreas afines, con al menos 1 (un) año de experiencia relevante.

Deseada

- Formación técnica, terciaria, universitaria o certificación competente en administración, contabilidad, derecho, finanzas, economía, gestión basada en resultados, adquisiciones, logística o áreas afines.

Requirements

Experience Requirements

Requerida

- Experiencia relevante en administración, finanzas, logística, operaciones, gestión de proyectos, seguimiento presupuestario, apoyo a eventos, adquisiciones, gestión documental o ámbitos relacionados.

- Experiencia en el uso de herramientas de colaboración y productividad, incluyendo Microsoft Office, Google Workspace u otras herramientas equivalentes, así como sistemas de gestión basados en la web.

- Experiencia en elaboración, actualización o seguimiento de bases de datos, matrices, reportes, documentos administrativos, financieros u operativos.

- Experiencia en seguimiento de actividades, compromisos, plazos, proveedores, pagos, documentación de respaldo o procesos administrativos vinculados a proyectos.

Deseada

- Experiencia en manejo de aplicativos web y plataformas administrativas, financieras o de gestión de proyectos.

- Conocimiento de normas, manuales y procedimientos de Naciones Unidas u organismos de cooperación internacional.

- Experiencia apoyando actividades vinculadas con proyectos de justicia penal, drogas, crimen organizado, seguridad, fortalecimiento institucional o cooperación internacional.

📌 Administration Senior Assistant (Buenos Aires)
🏢 UNOPS
📍 Buenos Aires